Este módulo es muy utilizado por los conserjes o mayordomos o cualquiera que se encuentre en la portería para llevar un buen control de las personas que ingresan a la comunidad.


Para acceder a él debemos ir al módulo de Comunidad y posteriormente al Libro de visitas



Aquí tendremos activada la pestaña de Libro de Visitas. cómo podemos observar está compuesta por 2 secciones principales. Donde se ingresan las Visitas y la tabla donde se guarda el Historial de las Visitas.  



En la primera sección podemos regitrar una visita de 3 maneras posibles. 

  1. Registro Rápido: donde solo completamos la información de la Unidad que recibe la visita y el nombre de la visita.
  2. Registro con código QR: donde se escanea con una cámara el código QR que llega a la visita cuando un copropietaria la registra.
  3. Registro Avanzado: cuando se necesita ingresar información detallada de la visita.


Veamos cómo funcionan estos registros:


Registro Rápido:


Sólo debemos completar los datos correspondientes a:


Nombre: Nombre del visitante.

Unidad: Propiedad responsable del visitante.


Registro con QR:


Sólo debemos escanear con nuestra cámara o dispositivo de escaneo el código QR de la Invitación y esta será añadida automáticamente a la Tabla de Registros Activos.



Registro Avanzado


En este caso nos encontramos con un registro detallado, el cual puede ser de gran ayuda particularmente en situaciones cuando la visita llega en un vehículo.



Sólo debemos completar los datos correspondientes a:


Foto: Foto del visitante.

Unidad: Propiedad responsable del visitante.

Nombre: Nombre del visitante.

RUT: Documento de identidad del visitante.

Estacionamiento: Número de estacionamiento donde estaciona el visitante.

Tipo de Invitado: Naturaleza del visitante.

Correo Electrónico: Correo del visitante

Válido Desde: fecha y hora de entrada en vigencia.

Teléfono de Contacto: número telefónico del visitante.

Válido Hasta: fecha y hora de caducidad de la vigencia.

Patente: Esto es en caso de que el visitante ingrese en vehículo.

Comentario a Recepción: Si existe alguna observación adicional

Agregar más Invitados: En caso de que se desee incorporar invitados asociados a esta visita.


Luego de ingresar estos datos con cualquiera de los Registros antes mencionados  y guardar el sistema guarda en Registros Activos a las visitas


 

En la columna de "Acciones" podrá observar los botones de "Marcar Llegada", "Editar", "Eliminar". "Ver"


El botón de "Marcar llegada" registra la hora de llegada del visitante y lo Convierte en Vigente, es decir, la persona está efectivamente dentro de la Comunidad. En este paso podemos elegir si notificar o no al Copropietario que su visita ha llegado.



Ahora, nuestra visita forma parte de la tabla de Vigentes, donde tendrá una válidez y además podemos, a través de las Acciones "Marcar la Salida", "Eliminar". "Ver"


Si marcamos la salida, regresará a nuestra tabla de Registros Activos esta vez con la información de la última salida. Si se recibe la misma visita, podemos decidir si reusar este registro o simplemente crear uno nuevo.



Por último, Si se elimina el registro de la visita aparecerá en la pestaña de "Registro de eliminados". De esta manera nunca se pierde por completo la información suministrada en conserjería.



Adicionalmente, adjunto un video de 5 min donde muestro de manera resumida lo antes explicado: