Como sabemos, el software tiene como función el cobro de GGCC en base (principalmente) de los Gastos de la comunidad. Sin embargo, el cobro de los gastos y otros muchas veces no coincide con como pagamos nuestros proveedores. Por lo tanto, la conciliación bancaria funciona de manera contable respaldando los cobros de GGCC de la comunidad.

Objetivos de la conciliación bancaria:
1.- Armonizar el software ComunidaFeliz con la cartola de nuestro banco.
2.- Fiscalizar los pagos de proveedores y pagos de copropietarios.


Para comenzar nuestro proceso de conciliación bancaria, debemos ingresar al módulo Panel>Conciliación Bancaria.


Una vez aquí, debemos definir en primera instancia cual es el mes que queremos empezar a conciliar. Luego debemos colocar en el monto inicial de ese mes en mi cartola bancaria.



Es importante definir correctamente el monto inicial de la cuenta para que una vez iniciemos el proceso de conciliación, el saldo final en cartola coincida con la conciliación del software. 


También es importante acotar que si el primer mes a conciliar es posterior al mes en se inicio actividad en el software, todas las transacciones que están pendiente de meses anteriores se correrán al mes en que se empieza la conciliación. 



Una vez configurado el saldo inicial se abrirá la conciliación en el mes que hemos establecido, obteniendo un primer vistazo a la tabla resumen de ese mes:




Como se puede observar el mes empieza con el saldo inicial que le configuramos y se le suman los depósitos (pagos de recaudación), se le suman los Ingresos extraordinarios (Ingresos extraordinarios o cargos no cobrado en boleta), se le restan los Giros y cargos (Egresos). Para dar un total de "Saldo en cartola" el cual debe cuadrar con el saldo final del mes que se está conciliado en la cartola del banco. Seguidamente tenemos los Ingreso y Egresos pendientes (Un egreso impago por ejemplo). 


Es importante tener en cuenta que el módulo de conciliación bancaria recibe información de los otros. Por lo tanto si se crea un egreso se verá reflejado en la conciliación bancaria, lo mismo con los pagos e ingresos extraordinarios que se ingresen en su modulo respectivo. 


Otra sección importante del módulo de conciliación bancaria es el "Libro Banco". En donde se encuentran todas las transacciones del mes.



Como se puede observar en la tabla aquí tenemos todas las transacciones del mes. Estos son los que deben ser comparados con los movimientos de la cartola del banco. En este sentido, lo ideal sería imprimir la cartola del banco del mes e ir chequeando los movimientos de esta con los movimientos en el sistema. Es importante tener claro que las transacción se ubican dependiendo de la fecha que se ingresan en el sistema y no en el periodo, por ejemplo, si se ingresa un egreso en el periodo de septiembre pero la fecha que le coloca es de octubre la transacción aparecerá en cartola en el mes de octubre. La tabla se compone de los siguientes atributos: 


Folio: Mismo Folio que se le asigno al momento de ingresar la transacción en su módulo respectivo.


Fecha de pago: Fecha referencial de la transacción. Por ejemplo La fecha en que se entregó el cheque.


Fecha en cartola: Fecha en la que se realizó la transacción en el banco. Por ejemplo fecha en la que fue cobrado un cheque, es decir en la que el dindero sale de la cuenta.


Medio de pago: Tipo de transacción.


Estado: Estado de la transacción. Dependiendo de como se ingresó la información en el módulo original es que se asigna este estado. 


  • Los pagos ingresados en Recaudación aparecen en la pestaña Conciliados con la fecha de pago asociada.
  • Los ingresos extraordinarios aparecen en la pestaña Conciliados con la fecha de ingreso de pago asociada.
  • Los egresos ingresados como Pagados aparecen en la pestaña Conciliados con la fecha de pago asociada.
  • Los egresos ingresados como Impagos aparecen en la pestaña Pendientes.
  • Los cargos no cobrados en boleta aparecen en la pestaña Conciliados con la fecha de pago asociada.


Nombre: Se refiere al nombre atribuido a esta transacción. 


  • Si es un egreso aparece el nombre del proveedor.
  • Si es un pago por recaudación aparece el nombre de la unidad
  • Si es un ingreso extraordinario aparece el nombre del ingreso
  • Si es un cargo no cobrado en boleta aparece el nombre del cargo y la unidad correspondiente.


Numero de documento: Se refiere al número de cheque, transferencia o depósito asociado a ala transacción.


Cargo: Cuando la transacción es negativa para la cuenta (ejemplo, egresos) el monto aparece en esta columna.


Abono: Cuando la transacción es positiva para la cuenta (ejemplo, recaudación) el monto aparece en esta columna.


Cargo: Saldo en la cuenta luego de la transacción.



Otro aspecto importante de la conciliación bancaria es que se pueden cambiar los atributos sin afectar la información ingresada en los módulos de origine. Por ejemplo, si en la conciliación se le cambia la fecha en cartola de un egreso esto no afecta la información en el módulo de egresos. En caso contrario la información que se cambia en el módulo de origen si tiene efecto sobre la conciliación.


Una vez se ha corroborado todas las transacciones del sistema con la cartola bancaria y el "Saldo en cartola" corresponde con el saldo final del mes del banco se procede a cerrar la conciliación bancaria. Para esto hay que ir al resumen y pinchar en cerrar conciliación bancaria. 




 

Para acceder a más de nuestras preguntas frecuentes, haz click en el siguiente link:

http://ayuda.comunidadfeliz.cl/solution/folders/17000050107