• Objetivo: Con este tutorial podrás conocer todas las funcionalidades del área de configuraciones del software para profundizar un poco más en el entendimiento de la plataforma.


La sección Configuración es muy versátil puesto que permite sacarle un mejor provecho al sistema si se sabe ocupar adecuadamente. Para ello, debe conocerse muy bien cada función que ofrece, de lo contrario, si algunas funciones se modifican de manera incorrecta pueden repercutir considerablemente en los gastos comunes.


Para dirigirte  esta sección. Debes ir al módulo Panel y pinchar sobre Editar Comunidad.



Aparecerá una lista con diferentes secciones donde seleccionas Configuración.



A continuación detallaremos cada una de las funcionalidades que se nos presentan.



Tipo de gasto común.

  • Según egresos e ingresos: varía de acuerdo al flujo de ingresos y egresos presentados en el mes Se distribuye en la comunidad según el prorrateo de cada unidad.
  • Monto fijo igualitario: consiste en un valor establecido que se cobra a todas las unidades por igual sin importar su prorrateo.
  • Monto total a prorratear: esto aplica para aquellas comunidades que desean cobrar un monto fijo por concepto de gastos comunes a la comunidad y que a partir de ese monto se reparta entre las unidades según su prorrateo.  Cabe destacar que esto puede confundirse con el gasto común según egresos e ingresos pero la diferencia está en que el primero es el recuento de todos los egresos del mes y el valor resultante es distribuido en la comunidad mientras que este último esta en base a un monto establecido en el mes.



Acceso al módulo de espacios comunes

  • Ninguno: de esta manera no se utiliza el módulo de espacios comunes. 
  • Solo administrador: generalmente cuando se selecciona este modo los copropietarios llaman al administrador para que el agende y reserve los espacios comunes.
  • Administrador y copropietarios: con esta opción los mismos copropietarios pueden ver el calendario de eventos y agendar nuevos.



Editar/Crear transacciones de la comunidad.


Este ítem corresponde a conciliación bancaria y permite editar las transacciones, generalmente por movimientos diferidos que vienen de otros periodos. Se utiliza para cambiar la fecha o para las transacciones tipo ajuste. 

  • Solo durante el primer mes: permite editar las transacciones de la conciliación bancaria durante el primer mes. Es el modo mas utilizado.
  • Crear y editar permanentemente (sin validación del sistema): se pueden crear y modificar siempre.



Acceso usuarios.


Esto permite configurar la visualización que tendrán los copropietarios al momento de ingresar al sistema.

  • No pueden entrar al software: como el nombre lo dice, prohíbe la entrada de los copropietarios a la plataforma.
  • Con acceso: permite gran visualización de los módulos. Los copropietarios tienen acceso a panel, ingresos extraordinarios, egresos, medidores, gastos comunes y votaciones.
  • Acceso solo a panel: únicamente pueden visualizar este módulo.
  • Acceso solo a panel y egresos: esta es la configuración que recomendamos. 



Fecha de expiración en conciliación bancaria.


Esto se utiliza para establecer una fecha determinada en la que se quiere cerrar la conciliación bancaria donde todos los movimientos realizados después de esta fecha son considerados como movimientos de arrastre para el siguiente periodo. 

  • Deshabilitada.
  • Habilitada.



Orden de ingresos extraordinarios.


Permite configurar la forma en que se disponen los ingresos en el módulo.

  • Alfabético.
  • Fecha de creación.



Modificar folios.


Esta opción es muy útil y muchas veces requerida. El sistema al realizar algún registro (como pagos, egresos, boletas) utiliza un número de folio y este cambia de manera automática y correlativa a medida que se siguen ingresando datos, por lo que en ocasiones se necesita poder modificarlos y esto puede habilitarse en esta sección.


Un ejemplo típico de esto es cuando se tiene un talonario físico para comprobantes de pago y alguno se dañó o simplemente no fue utilizado y se quiere que el folio del comprobante en físico coincida con el del sistema por lo que se edita el folio del sistema para que se salte el número del que no fue utilizado.

  • No puede modificar los folios.
  • Puede modificar los folios.



Pago de tipo ajuste.


Esta opción autoriza al sistema que cada vez que se realice un pago del tipo ajuste, este se registre con folio o sin folio. 

  • Sin Folio.
  • Con Folio.



Tipo de deudas a ser consideradas para los descuentos.


Esto aplica al momento de realizar algún tipo de descuento como un ingreso extraordinario. Aqui se establece cuales son las deudas que se veran afectadas por el descuento. Estas pueden ser:

  • Solo deudas por concepto de gasto común.
  • Incluir deudas no relacionadas con gasto común, sin considerar intereses.



Ranking de morosidad en el panel de los copropietarios.


Permite que los copropietarios puedan visualizar o no el ranking de morosidad al momento de ingresar en la plataforma.

  • Mostrar.
  • Ocultar.



Cálculo de gastos por consumo.


Esta ligado al consumo individual de una comunidad. 

  • Calculado a través de egresos: es la opción más utilizada. Generalmente en las comunidades el consumo individual se calcula en base a dos boletas: una de agua caliente y una de metrogas. Estas se suman y se dividen por el total de metros cúbicos consumidos por la comunidad en ese periodo y eso arroja el valor del metro cúbico individual. Este valor de metro cúbico individual se multiplica por el consumo individual de cada propiedad.
  • Precio fijo por m3: con esta opción se establece un valor determinado del metro cúbico individual. El valor del metro cúbico individual no dependería del egreso generado, al contrario, el egreso dependería del valor predeterminado.



Tamaño de hoja para imprimir.


Con esto se indica en qué tipo de hoja se imprimen los documentos para que el sistema muestre la visualización correspondiente. Estas pueden ser:

  • A4.
  • Carta.
  • Oficio.



Normalizar prorrateo comunidad.


Esto aplica cuando los prorrateos no dan 100% (en el caso del sistema, valor numérico 1)

  • Prorrateo normalizado: esta opción agrega proporcionalmente valores mínimos que se prorratean para que asi sumen 1. Cabe destacar que el valor agregado es muy pequeño y no altera el cobro de los gastos comunes.
  • Prorrateo directo del valor ingresado: mantiene los valores registrados sin considerar la diferencia.



Mostrar copropietarios pasados.


Permite visualizar los copropietarios que han sido desactivados.

  • Si.
  • No.



Opción avanzada de conciliación bancaria e egresos


  • Habilitada.
  • Deshabilitada.



Ubicación encuestas en panel.


Establece donde se dispondrán las encuestas y votaciones. Esto es desde la vista del administrador, no del copropietario.

  • Estado de la comunidad.
  • Muro.



Visualización de nombre en recaudación.


Al momento de ingresar al módulo de Recaudación, se presenta una tabla donde se dispone toda la información. La primera columna es "Unidad" y en esta sección se puede configurar para que figure solo el nombre de la propiedad principal o también el de las subpropiedades asociadas a la unidad. 

  • Solo propiedad principal.
  • Incluir subpropiedades.



Normalizar prorrateo torres.


Cumple la misma función de la opción pasada pero aplicado a las torres.

  • Prorrateo normalizado.
  • Prorrateo directo del valor ingresado.



Importación de transferencias.


Permite poder importar transferencias de forma masiva a través de excel. Sin embargo, se debe tener bastante cuidado con esta opción.

  • Habilitada.
  • Deshabilitada.



Escritura anticipada de categorías.


Esta habilitación permite que el buscador sugiera posibles categorías al momento de crear egresos. Un ejemplo de esto es: crear un nuevo egreso, escribir "Rem" y que el sistema automáticamente sugiera la palabra "Remuneraciones" 

  • Activado.
  • Desactivado.


Como podemos observar esta sección permite personalizar y adaptar la comunidad según sus necesidades. 


Para acceder a más de nuestros tutoriales de  preguntas frecuentes, haz Click en el siguiente link:

http://ayuda.comunidadfeliz.cl/support/solutions


¿Dónde puedo conseguir más información?

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