REGISTRO DE MULTAS Y OTROS CARGOS DE LA COMUNIDAD



En el módulo Cargos, registra y gestiona los cargos específicos de cada copropietario. Los montos pueden ser registrados en las boletas de gastos comunes o como un cargo extraordinario.


En esta vista es posible buscar por copropietario, gestionar nuevos cargos y gestionar plantillas para cargos recurrentes.



  • Copro: Nº de la unidad a la que se le cobrará el cargo
  • Período: Fecha en la que se cargó la multa.
  • Cargo: Nombre del cargo a cobrar. Este puede estar predeterminado creando una plantilla con el nombre del cargo, descripción, monto a cobrar y tipo de moneda.
  • Precio: Es el valor unitario por cada cargo.
  • Cantidad: Es la cantidad de cargos iguales que se efectuaron en un mismo período y hacia el mismo copropietario.
  • Total: Es la suma de todos los cargos de igual tipo que se cobrarán al copropietario dentro del período determinado.
  • Acciones: Acá encontrarás los botones para descargar el comprobante, editar y eliminar cada cargo.


Crea un nuevo cargo


Para crear un nuevo cargo debes hacer click en el botón +Nuevo Cargo, ubicado en la ventana superior del módulo Cargos.



Luego de ingresar a la ventana Crear Nuevo Cargo, debes indicar el departamento al que quieres generarle el cargo, el nombre del cargo, el total a cobrar y el período en que quieres generar el cargo. Opcionalmente puedes agregar una descripción más detallada de éste.



También, puedes decidir si deseas cobrar o no el cargo efectuado en la boleta de gasto común. Esto es útil cuando los cargos se pagan en el momento o de manera aparte a la boleta y por ende solo quieres que exista el registro dentro del software, pero que no aparezca en la boleta del copropietario.

Para finalizar, luego de llenar todas las casillas, debes hacer click en Crear y ¡listo!


Descargar comprobante de pago



Luego de crear el cargo puedes descargar el comprobante del cargo/multa efectuado haciendo click en el botón ubicado en la lista de cargos, como se muestra a continuación.



Vista del Comprobante de Cargo.



Editar Cargo


Para editar un cargo que ya fue creado, debes hacer click en el botón ubicado dentro de la lista de cargos.



Al hacer click, se abrirá la ventana de edición, la cual contiene las mismas casillas de la ventana para crear un nuevo cargo, así como se muestra a continuación.



Acá podrás editar el tipo de cargo, la propiedad a la que se le realizará el cargo o la multa, la cantidad de cargos, el total a cobrar, el período a registrar el cargo y si deseas o no cobrarlo en la boleta de gasto común.


Anular Cargo


Si deseas eliminar un cargo ya efectuado, lo puedes hacer haciendo click en el botón , también ubicado en la lista de cargos.




Crea un nuevo cargo usando Plantilla



Si tu cargo es recurrente, y generaste una plantilla para ello, estas aparecerán en una lista desplegable en el módulo “Nuevo cargo”. Si seleccionas una plantilla, se llenaran todos los campos del cargo automáticamente y solo tendrás que seleccionar el departamento al que quieras asignarle el cargo y la cantidad de cargos a generar. Esto agiliza el proceso de aplicar cargos.




Nota: Antes de crear un nuevo cargo usando plantilla, primero debes crear la plantilla en la sección Gestionar Plantillas.



Crear y Gestionar Plantillas de Cargos



Para crear un cargo usando plantillas, primero debes crear las plantillas. Para esto debes ingresar a la sección Gestionar Plantillas, en donde podrás crear, modificar y eliminar plantillas de cargos.



Al hacer click en el botónde la ventana superior del módulo de Cargos, puedes acceder a la sección de plantillas, como se muestra a continuación:





Crear una nueva Plantilla


Para crear una nueva plantilla, debes hacer click en el botón , ubicado en la parte superior de la ventana de Gestión de Plantillas.


Al hacer click en +Nueva Plantilla, debes definir los siguientes campos: Nombre, Descripción, precio y moneda (peso, UF y UTM, actualizadas diariamente). Luego haces click en Agregar y esta nueva plantilla se agregará a la lista de las plantillas ya creadas, como se muestra a continuación:



En la lista de plantillas, al igual que las otras secciones, también puedes editar o eliminar las plantillas que has creado.



Descargar Excel



Esta opción permite descargar un Excel con los cargos de toda la comunidad. El archivo Excel descargado se verá más o menos como se muestra a continuación:



Vista de Excel a descargar.


Importar desde Excel



Si ya tienes todos los datos de los cargos registrados en un archivo Excel, puedes importarlos al software de manera muy fácil.


Esta opción es muy útil cuando quieres registrar muchos pagos en 1 solo click. Las instrucciones son las mismas que para el módulo de recaudaciones, con la salvedad que el Excel es ligeramente distinto.



Para importar los archivos, primero debes descargar la plantilla de Excel con las casillas que necesitas llenar para la carga de datos, como se muestra a continuación:




  • Nombre del cargo: Debes poner el tipo de cargo a cobrar. Por ejemplo: “Multa por mal uso de la piscina”.
  • Cantidad de cargos: Indica el número de cargos a cobrar, del mismo tipo y dentro del mismo período.
  • Precio unitario del cargo: Es el valor unitario de cada multa.
  • Precio Total del Cargo: Es la multiplicación de la cantidad de cargos por el precio unitario de cada cargo.
  • Mes: Mes en el que se pasó la multa.
  • Año: Año en el que se pasó la multa.
  • Cargo contra el fondo de reserva: En esta casilla debes llenar con un “Si” en el caso de que desees que el cargo se cobre sobre el fondo de reserva, o escribir “No” si deseas que se cobre directamente en la boleta de gasto común.


Si deseas ver un ejemplo de cómo rellenar el Excel de cargos, puedes hacer click en Descargar Excel de Ejemplo. A continuación, te mostramos el Excel de ejemplo.




Una vez que tengas listo el Excel de cargos, puedes subirlo a través de la misma ventana de Importador de Archivos. Debes hacer click en Examinar, luego seleccionar el archivo, apretar Aceptar y finalmente Subir Archivo.