Los Módulos de comunidadfeliz.cl permiten importar información a través de archivos excel, esto con la finalidad de ahorrar tiempo a la hora de subir información al sistema.


Para ello se deben seguir los siguientes pasos:


1. Acceder al link "Importar desde Excel", ubicado en la parte superior derecha de la tabla informativa presente en cada uno de los módulos:



2. Luego de entrar al submódulo de importación desde Excel, aparecerán dos botones, uno para descargar el Excel para la carga de datos y otro para descargar el Excel de ejemplo.

Básicamente el de ejemplo es igual al de la carga de datos, solo que tiene algunas filas de ejemplo para guiarnos en cómo cargar la información.


Se recomienda descargar el de Ejemplo, de manera que se observe cuál es el formato de los valores a introducir, luego se borran y se cambian por los valores de tu comunidad.




Consideraciones:

a. El nombre de la propiedad debe coincidir exactamente al escrito en el sistema (Espacios, guiones, mayúsculas, minúsculas).

b. No se pueden agregar otras columnas.

c. No se puede modificar la información de la primera fila (El encabezado de las columnas).

d. Si estás en el módulo de "Recaudación", sólo podrás subir Excel de recaudación. No puedes subir un Excel de Lecturas de Medidores en el módulo de Recaudación.



3. Una vez descargado el Excel, se procede a rellenarlo con la información correspondiente. Haremos el ejemplo con el Excel de Recaudación.






Consideraciones:

a. El nombre de la propiedad debe coincidir con el nombre que está en el sistema. Se recomienda descargar el Excel con las unidades, para tener las propiedades tal como están escritas en el sistema, a fin de evitar errores.




b. La fecha de pago debe tener el formato DD/MM/AAAA.

c. El medio de pago debe ser seleccionado según la lista desplegable.

d. En este caso en particular, el "número documento de pago" y el campo "comentarios del pago" son opcionales, pueden quedar o no en blanco.

e. Se recomienda guardar el archivo con un nombre que haga referencia al archivo, por ejemplo: Recaudacion_Junio2017.xls



4. Una vez terminado el Excel, se procede a subirlo al sistema, para ello ubicamos el archivo en nuestro computador y lo subimos al sistema, hacemos clic en Examinar y luego Subir archivo:






5. Una vez subido el archivo al sistema, se debe verificar que se subió de manera correcta, para ello basta con visualizar el "Historial de importaciones":






La columna "Estado", indicará si el archivo fue importado o no, inicialmente mostrará el estado "En proceso", si el archivo no tiene errores, al cabo de un par de minutos cambiará al estado "Importado".


Si el archivo tuviera algún error, mostraría el estado "Falló" y en la columna del lado derecho denominada "error", mostraría la posible fila que tuvo el error


Por otra parte, el sistema envía un correo electrónico de notificación indicando que el archivo se subió o no de manera correcta, indicando todos los posibles errores en caso de haber fallado la operación.



Consideraciones a la hora de importar un archivo Excel:


Consideraciones generales:

- No se pueden agregar nuevas columnas.

- Los nombres de la primera fila, no deben ser modificados.

- Se debe mantener el mismo formato indicado en el Excel.

- Si se subió un excel y este se encuentra "En proceso", se debe esperar a que termine de cargarse antes de subir otro.



a. Importación en el módulo de "Copropietarios":





- El nombre de la propiedad debe coincidir con el nombre de la propiedad en sistema.

- El email del copropietario debe ser un email válido, no se pueden colocar dos correos o frases como "No tiene", en caso de no tener el correo simplemente se deja el espacio en blanco.

- El campo rut debe tener el guión.



b. Importación en el módulo "Recaudación":




- El nombre de la propiedad debe coincidir con el nombre de la propiedad en sistema.

- La fecha de pago debe tener el formato DD/MM/AAAA.

- El medio de pago debe ser seleccionado de la lista desplegable.




c. Importación en el módulo "Cargos":



- El nombre de la propiedad debe coincidir con el nombre de la propiedad en sistema.

- El mes debe estar escrito en número, al igual que el año.

- Si se desea que el cargo aparezca en la boleta debe escribir "Si" en la columna "cargo cobrado en boleta".




d. Importación en el módulo "Egresos":



- El rut del proveedor debe contener el guión.

- El mes debe estar escrito en número, al igual que el año.

- La fecha de pago debe seguir el formato DD/MM/AAAA

- Los campos: Estado de pago, fondo de reserva, tipo de comprobante y medio de pago del egreso; el dato debe ser seleccionado de la lista desplegable.




e. Importación en el módulo "Medidores":




- El nombre de la propiedad debe coincidir con el nombre de la propiedad en sistema.

- El nombre del Medidor debe coincidir con el nombre del medidor creado en sistema (coincidencia exacta: mayúsculas, minúsculas, espacios).

- El mes y el año deben estar escritos en números.

- Si el mes en curso es Julio del 2017, la lectura anterior corresponde al mes 6 (Junio), mientras que la lectura actual corresponde al mes 7 (Julio)



Si tienes alguna duda adicional, no dudes en contactarte con nosotros, estaremos felices de atenderte.



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